Si usted se define como un multitask avanzado porque tiene una capacidad de atender varias cosas al tiempo, felicitaciones, querido Windows. Pero lamentamos decirle que los seres humanos no hacemos más de una tarea al tiempo.
Seamos francos, en los procesos de selección hay unas preguntas que se nos han vuelto obligatorias para definir el aspirante adecuado: que sea resiliente, que soporte bien la presión, y que tenga capacidad para la multitarea. Luego nos admiramos cuando le ponemos un mensaje y nos dice da una respuesta muy ágil aclarando que es porque está reunido y luego nos lo explica mejor; y nos extrañamos porque pasan 10 minutos y nos ha respondido nuestro último mensaje. Todo va de maravilla hasta que nos entrega el proyecto por segunda vez y sigue con problemas de profundidad y, sobre todo, sin corregir lo que le hemos pedido.
No somos máquinas
Aquí está una mala noticia: el multitask es una característica de sistemas operativos, no de seres humanos. Los informáticos han logrado que los sistemas operativos puedan usar capacidades de procesamiento de manera paralela, para que en fracciones de segundo, mientras sigue la reunión virtual, se estén corriendo las fórmulas del Excel y se descargue un video. Lo que hacen es “fragmentar” el procesador en varias secciones que hagan cada una una tarea.
Pero el cerebro humano no funciona así, y solo presta atención a una cosa: esa persona que en la reunión agacha la mirada para contestar un whatsapp, en ese momento está en whatsapp, no en la reunión. Y quien revisa dos proyectos al tiempo, saltando entre ventanas del computador, en realidad está saltando también en su foco de atención.
¿Tus tareas son tan poco importantes que no requieren toda tu atención?
Hay ocasiones y tareas en las que es necesario y posible adelantarlas en paralelo, pero se trata de acciones repetitivas y en las que el riesgo de equivocación sea mínimo. Cuando se necesita plena atención de la labor (que es lo que aspiramos que hagan las personas a cargo nuestro), no deberíamos propiciar este frenesí, causado por tener tantos dispositivos a la mano y tantas tareas al tiempo. Y somos los responsables de los equipos en muchas ocasiones los que ponemos a los equipos en la dinámica de atender a todo el tiempo. Si no ayudamos a jerarquizar, a definir pioridades y urgencias, y si todo tiene la misma importancia, los integrantes de los equipos está más cerca de entender que el que tiene diez temas abiertos es más productivo que el que tiene uno, aunque lo más probable es que en sus diez temas se vayan errores y se omitan puntos necesarios.
La mente sacrifica tiempo e información en cada cambio
Cuando pasamos de un cuarto oscuro a uno muy iluminado, los ojos se toman unos segundos en ajustarse a las nuevas condiciones, pues la pupila que estaba muy abierta para captar información, tiene que contraerse. Y cada vez que volvemos al cuarto oscuro, debe dilatarse de nuevo, en un proceso fisiológico similar al que ocurre en nuestro cerebro cuando cambiamos de actividad.
Cuando en un par de minutos pasamos del proyecto formulado al correo personal, a la pregunta de un compañero del escritorio vecino, a la notificación de whatsapp con un mensaje que hay que reenviar, entre cada uno de esos cambios hubo una operación cerebral de reacomodo, en el que hay un tiempo casi imperceptible de ajuste. Pero lo grave es que el proceso cognitivo, de memoria, atención y disposición se deteriora y la comprensión y la creación se ven sacrificadas.
Bastantes distracciones nos ofrece el mundo fuera del trabajo, el chat de los amigos, el Instagram que se vuelve adictivo. Empecemos por disponer formas de trabajo que propicien la concentración en el trabajo y estaremos dando un paso para mejorar la calidad y alcanzar más tranquilidad.
Dos técnicas para ayudarnos.
Pomodoro significa tomate en italiano, y forma de tomate tenían algunos de esos relojes de cocina para recetas de 30 minutos. El método pomodoro consiste en activar un temporizador para que nos anuncie 25 minutos en los cuales nos concentremos en una misma actividad y 5 minutos de descanso o de enfocarse en otras tareas. Cada pomodoro de 25 minutos debe enfocarse en una sola tarea, si se interrumpe, no se cuenta. Cada cuatro pomodoros, se puede hacer un descanso de 20 minutos. Es un método sencillo y que transmite una sensación de lograr concentración muy estimulante.
El método 20-20-20 es recomendado por profesionales de la salud visual para combatir la propensión a la miopía por el uso de pantallas, pero podemos importarlo a la concentración. Consiste en que cada 20 minutos de pantalla (una misma actividad en nuestro caso) haya 20 segundos de levantar la mirada y enfocar objetos que estén a 20 pies o más, es decir, un cambio de actividad.
